HIMASI Gelar Mentoring Administrasi 3 untuk Perkuat Tata Kelola

Sukabumihitz.com, Sukabumi — Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HIMASI) menggelar Mentoring Administrasi 3 dengan topik “Menajamkan Administrasi untuk Organisasi yang Lebih Terarah” pada Kamis, 8 Oktober 2026, pukul 19.30 WIB hingga selesai melalui Google Meet. Kegiatan ini menyasar sekretaris umum dan sekretaris departemen HIMASI untuk meningkatkan kualitas pengelolaan administrasi organisasi.

Kegiatan ini menghadirkan Sanda Anjas Nugraha selaku Sekretaris Umum 1 sebagai pemateri utama (keynote speaker), dengan Vina Agustina, Sekretaris Departemen PSDM, sebagai moderator. Melalui Mentoring Administrasi 3, HIMASI membahas penataan dokumen, pengelolaan surat-menyurat, pengarsipan, serta evaluasi tanggung jawab sekretaris dalam mendukung kelancaran program kerja.

Mentoring Administrasi 3 Bahas Standar Penulisan Dokumen Organisasi

Administrasi memegang peran penting dalam menjaga ketertiban kegiatan organisasi. Dokumen yang tersusun rapi membantu pengurus melakukan koordinasi, mencatat pelaksanaan kegiatan, serta menyusun laporan pertanggungjawaban (LPJ). Oleh karena itu, setiap pengurus yang bertanggung jawab atas kesekretariatan perlu memahami standar administrasi agar dapat menjalankan tugas secara konsisten.

Salah satu materi utama mencakup tata penulisan dokumen organisasi, mulai dari penulisan kata pengantar, penyusunan daftar isi, pengaturan paragraf, jarak antar-subbagian, hingga penempatan lampiran. Pemahaman tersebut membantu sekretaris menyusun proposal dan LPJ dengan format yang konsisten, mudah dibaca, serta sesuai dengan kebutuhan administrasi HIMASI.

HIMASI Gelar Mentoring Administrasi 3 secara Daring melalui Google Meet | Sumber: Dok. Istimewa

Penguatan Koordinasi dan Ketepatan Pengumpulan Dokumen

Selain membahas tata penulisan, kegiatan ini menekankan pentingnya menindaklanjuti hasil rapat koordinasi, terutama terkait kelengkapan dokumen administrasi. Sekretaris perlu menyiapkan surat-menyurat, proposal, dan dokumen pendukung sebelum kegiatan berlangsung. Dengan persiapan yang matang, pengurus dapat mengurangi risiko keterlambatan sekaligus memperlancar koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan dan pihak terkait.

HIMASI juga menyoroti ketentuan waktu pengajuan proposal kepada lembaga. Pengurus perlu mengajukan proposal paling lambat H-7 sebelum kegiatan. Sementara itu, kegiatan yang membutuhkan dokumen cetak perlu memperhitungkan tenggat pengajuan paling lambat H-10. Ketentuan ini membantu pengurus menyusun jadwal kerja secara lebih terencana dan memberikan waktu yang cukup untuk memenuhi kebutuhan administrasi.

Evaluasi Sekretaris dan Pembenahan Arsip HIMASI

Evaluasi peran sekretaris menjadi bagian penting dalam kegiatan ini. Pembahasan mencakup komunikasi antar-pengurus, pengarsipan proposal dan LPJ, serta kelengkapan surat sebagai bahan penyusunan laporan pertanggungjawaban. Selain itu, HIMASI memperjelas pengelolaan daftar hadir dengan menempatkan dokumen tersebut pada Sekretaris Departemen (Sekdep) sebagai bagian dari arsip administrasi.

Memasuki tiga bulan terakhir masa kepengurusan, HIMASI menetapkan sejumlah prioritas perbaikan. Prioritas tersebut meliputi peningkatan komunikasi, pembenahan arsip, penataan surat-menyurat, hingga penyusunan modul sekretaris. Langkah ini diharapkan dapat membantu pengurus menjaga konsistensi kerja sekaligus menyediakan pedoman administrasi bagi kepengurusan berikutnya.

Mentoring Administrasi 3 Dorong Tata Kelola Organisasi Lebih Terarah

Melalui Mentoring Administrasi 3, HIMASI mendorong para pengurus yang bertanggung jawab atas kesekretariatan untuk menerapkan standar administrasi secara disiplin dan terarah. Pemahaman mengenai penulisan dokumen, pengarsipan, serta ketepatan waktu pengumpulan berkas menjadi bekal penting untuk menunjang pelaksanaan program kerja.

Kegiatan ini juga menjadi upaya HIMASI dalam memperkuat koordinasi dan membangun sistem dokumentasi yang tertib. Dengan pengelolaan administrasi yang konsisten, HIMASI berharap setiap pengurus dapat menjalankan tanggung jawab secara lebih efektif serta menjaga keberlanjutan tata kelola organisasi pada periode berikutnya.